Обоснование перевода на дистанционную работу

Компенсационные выплаты удаленным (дистанционным) работникам до сих пор учитывали в составе расходов на оплату труда. С 31 августа 2023 года будет по-другому. Что касается обоснования и документального подтверждения этих расходов, то все остается, как есть.

Особенности выплат за работу в дистанционном режиме

Работник вправе трудиться в дистанционном режиме на постоянной основе, временно или периодически, чередуя работу в офисе и дистанционную работу (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. К таким выплатам относятся и выплаты сотрудникам, которые трудятся дистанционно.

Согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику положены:

  • компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, материалов и оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
  • возмещение расходов, связанных с их использованием.

Как обосновать компенсацию за удаленную работу

В соответствии со статьей 312.6 ТК РФ размер, порядок и сроки выплаты компенсации, а также расходов, связанных с использованием имущества, определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору о дистанционной (удаленной) работе между организацией и работниками (см. письма Минфина от 9 июля 2021 г. № 03-03-06/1/54895, от 11 января 2022 г. № 03-04-06/263).

Минтруд в письме от 9 июня 2023 г. № 14-6/ООГ-4013 пояснил, что режим дистанционной (удаленной) работы можно установить только при взаимном согласии сторон трудового договора.

Условие о выполнении работником трудовой функции дистанционно может быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Изменить условия трудового договора, заключенного с работником (с работы в офисе на дистанционную и наоборот), можно:

  • по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ)
  • или в одностороннем порядке по инициативе работодателя по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ).

В обоих случаях нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов их подтверждающих, организация утверждает самостоятельно локальным нормативным актом. Так разъясняла ФНС России в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@.

Документальное подтверждение расходов на компенсацию

В целях признания рассматриваемых компенсационных выплат сотрудникам, работающим дистанционно, в составе налоговых расходов необходимы документы, подтверждающие:

  • фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя;
  • осуществление расходов на эти цели;
  • суммы произведенных в этой связи расходов.

Возмещать расходы, связанные с использованием работником его личного оборудования, следует на основании документов, подтверждающих эти расходы (чеки, квитанции, накладные и т.д.).

Перевод на удаленку по инициативе работодателя

Приказ о переводе на удаленный режим работы одного работника или части работников по инициативе работодателя, как и любой другой приказ по организации, оформляется на бланке. В обосновании нужно указать причину перевода.

В основной части приказа нужно:

  • разместить список работников, которые переводятся на удаленку.
  • указать период удаленной работы.
  • назначить работника, который обеспечивает техническую возможность удаленной работы и ответственного за контроль исполнения приказа.
  • поручить бухгалтерии рассчитывать рабочее время на удаленной работе как работы по обычному графику.

Обоснованием перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя может быть только реальное изменение организационных или технологических условий труда, что ведет к невозможности для работника продолжать работу на прежних условиях, согласованных в трудовом договоре (см. Определение Второго КСОЮ от 4 мая 2023 г. № 88-12002/2023 по делу № 2-1202/2022).

Как учитывать компенсации удаленщикам в расходах

Работа на удаленном режиме отражается в табеле учета рабочего времени, как обычная явка. Согласно пункту 3 статьи 255 НК РФ выплаты и компенсации, связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, до сих пор относили к расходам на оплату труда.

Обратите внимание: Федеральным законом от 31 июля 2023 г. №389-ФЗ внесена поправка. Компенсационные выплаты удаленным работникам разрешили учитывать в налоговой базе по прибыли в составе прочих расходов. Введен новый подпункт 11.1 пункта статьи 264 НК РФ. Эта норма вступает в силу с 31 августа 2023 года.

Величина компенсации будет лимитирована: не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника.

Способ возмещения расходов закрепляется в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам.

В связи с ростом заболеваемости коронавирусом власти просят перевести часть работников на удаленку, чтобы облегчить работу медицинским службам. Перевод работников на удаленку нужно оформить приказом и допником к трудовому договору.

Перевод на удаленную работу оформляется приказом по организации. Перевод может быть оформлен по инициативе работника или по инициативе работодателя. Работодатель вправе перевести на удаленку на основании федерального или регионального законодательства. Если инициатива исходит от работника, он должен написать заявление.

Помимо приказа нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Унифицированных форм для перевода работников на удаленный режим работы нет. Все документы составляются в свободной форме с соблюдением правил делового документооборота.

Как оформляется приказ о переводе на удаленный режим работы

Этот приказ, как и любой другой по организации, оформляется на бланке. Содержание приказа зависит от того, как происходит перевод на удаленку. По инициативе работодателя на основании требований санитарных служб или региональных властей или по инициативе работника на основании его заявления.

В любом случае в первой части приказа нужно указать номер приказа, дату составления и название.

Приказ об удаленке по инициативе работодателя

В основной части приказа, в обосновании нужно указать причину перевода на удаленку. Здесь можно сослаться на федеральное или региональное законодательство. Например, в Москве можно сослаться на Указ мэра от 18.01.22 № 2-УМ.

В основной части приказа нужно:

  1. Разместить список работников, которые переводятся на удаленку.
  2. Указать период удаленной работы.
  3. Назначить ответственного за контроль исполнения приказа.

В нижней и части приказа — подписи.

С приказом нужно ознакомить всех работников. Для этого можно: либо внизу самого приказа разместить таблицу для ФИО и подписей работников об ознакомлении, либо составить отдельно лист ознакомления с приказом.

Работников можно ознакомить с приказом удаленно. Скан приказа можно выслать по электронной почте или выложить на корпоративном диске.

Для перевода на удаленку временно и при чрезвычайных ситуациях согласие работника не требуется. Во всех остальных случаях нужно получить от работника либо согласие, либо заявление. Проще — попросить заявление.

Образец Приказа о временном переводе на удаленную работу части персонала

Приказ о временном переводе на удаленную работу


«____»_____________20__ года № _________


В связи с Указом Мэра от «____»_____________20__ года № 12-УМ о введении режима повышенной готовности в г. Москве приказываю:


1. На период противовирусных мероприятий — с «____»_____________20__ года


и до отмены режима повышенной готовности — перевести на удаленную работу на дому:


— должность Фамилия Имя Отчество работника;


— должность Фамилия Имя Отчество работника;


2. ФИО работника обеспечить техническую возможность удаленной работы указанных в п. 1 настоящего приказа сотрудников с 23.03.2020.


3. Бухгалтеру рассчитывать рабочее время на удаленной работе как работы по обычному графику.

Приказ об удаленке по инициативе работника

Такой приказ составляется на основании заявления работника.

В  обосновании перевода, нужно указать причину оформления удаленки – заявление работника.

В основной части приказа указывают:

  • ФИО и должность обратившего сотрудника;
  • просьбу о переводе на удаленный режим работы и обоснование;
  • характер перевода: временный или постоянный;
  • период применения режима трудовой деятельности;

В нижней и части приказа — подписи.

Образец Приказа о временном переводе на удаленную работу на основании заявления работника

ПРИКАЗ о переводе на дистанционную работу


«____»_____________ 2022 г.                                                                                          


В соответствии с достигнутым согласием


ПРИКАЗЫВАЮ:


1.     Перевести на дистанционную работу менеджера отдела продаж _____________ со «____» _______ 20__года.


2.     Сохранить за ___________________________ обязанность выполнения ее трудовых функций в полном объеме, в той же должности и с тем же окладом.


Основания:


1. Заявление _______________ от «___»______________20__ о переводе на дистанционную работу с «___»_________________20__.


2. Дополнительное соглашение от «___»_____________20__ №____к трудовому договору от «___»______________20__ №________.

Заявление о переводе на удаленку

Перевод на удаленку по инициативе работника, оформляется на основании его заявления.

Образцы заявлений от работников о переводе на удаленку временно

Образец 1.

Заявление


В связи со сложной эпидемиологической ситуацией в городе прошу перевести меня на дистанционный режим работы временно, до окончания ограничительных мер, введенных в связи с угрозой распространения новой инфекции коронавируса.


Прошу оформить перевод с сохранением трудовых функций в полном объеме с 20.01.2022.


Дата: 20 января 2022 года

Образец 2.


Заявление


Прошу временно на период с «___» ______ по «___» ______________20 __ года разрешить мне дистанционную работу по домашнему адресу __________________________________________________________________ В указанный период объявлен карантин в средней общеобразовательной школе __________, где обучается мой ребенок __________________________

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Перевод на удаленку согласно нормами главы 12 ТК РФ является изменением условий труда. На основании ст. 72 ТК РФ, такое перевод допускается с обоюдного согласия сторон.

В соглашении указывают:

  • дату и сроки перевода,
  • новое место работы,
  • порядок обмена документами и информацией,
  • порядок обеспечения работника необходимыми техническими средствами,
  • размер компенсации за использование работником личного имущества,
  •  порядок осуществления контроля со стороны работодателя.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору при переводе работника на удаленный режим работы

Дополнительное соглашение №__


к трудовому договору от ___________ №234


Общество с ограниченной ответственностью «_____________________», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора _____________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ____________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от _________ №__ о нижеследующем:


1.1. Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт _______ в следующей редакции:


«Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет обязанности вне места нахождения Работодателя, его филиала, представительства, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под контролем Работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».


1.2. Изложить п. ______ Трудового договора в следующей редакции:


«Работник исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором, должностной инсрукцией, с которыми он ознакомлен отдельно. Место работы определяется им по своему усмотрению».


1.3. В пункт «_____ Обязанности работодателя» трудового договора добавить пункты:


«Ежемесячно, не позднее 15-го числа, возмещать Работнику расходы, произведенные им на интернет и мобильную связь, на основании представленных Работником подтверждающих документов».


1.4. Изложить п. ______ трудового договора в следующей редакции:


«Режим рабочего времени и времени отдыха Работника устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка ».


2. Иные условия трудового договора, не указанные в настоящем дополнительном соглашении, остаются неизменными.


3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с «______» _______________20____года.


4. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в 2 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится у Работодателя, второй — у Работника.

Табель учета рабочего времени

Работа на удаленном режиме отражается в Табеле, как обычная явка.

Никаких форм в ПФР подавать не нужно. Никакие записи в трудовой по поводу перевода на удаленную работу не делаются.

Разберем основные правила перевода на удаленку. 

Как оформить перевод сотрудника на удаленную работу

Работник может трудиться удаленно:

  • на постоянной основе;

  • временно (до 6 месяцев непрерывно или чередуя дистанционную работу и работу в офисе).

По общему правилу, для перевода на удаленку как по инициативе работодателя, так и по инициативе работника нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Исключение составляет случай временного перевода работника в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

Дистанционная работа на постоянной основе

Сотрудник может начать трудиться дистанционно разными способами:

  • работодатель может изначально принять его на удаленную работу;

  • сотрудник может быть переведен на удаленку по своей инициативе;

  • сотрудник может быть переведен по инициативе работодателя.

Разберем каждый вариант подробно.

Прием сотрудника на дистанционную работу

Дистанционная работа имеет для работодателя и сотрудника ряд преимуществ.

Во-первых, работодателю не нужно организовывать рабочие места, что позволяет сэкономить на аренде помещения, стоимости офисной мебели и так далее.

Во-вторых, удаленный сотрудник зачастую более эффективен, чем тот, что трудится в офисе, так как не обязан высиживать необходимое время, тратя его в том числе на бесполезные дела.

В-третьих, снимается транспортная проблема. Работодатель не должен заботиться о доставке персонала, а сотрудники, в свою очередь, не тратят время на дорогу.

Для приема на удаленку работодателю необходимо:

1) получить от будущего сотрудника обязательные документы, в частности: паспорт, трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности, документ (в том числе электронный), подтверждающий его регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС) и так далее (ст. 65 ТК РФ).

Работник, впервые заключающий трудовой договор, имеет право выбора самостоятельно получить СНИЛС или сделать это через работодателя (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ, письмо ПРФ от 28.06.2019 № 09-19/13246). Будущий сотрудник может направить необходимые документы в электронной форме. Работодатель имеет право затребовать их нотариально заверенные копии (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

2) ознакомить поступающего на дистанционку с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его работой (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Это можно сделать, обменявшись электронными документами;

3) оформить трудовой договор (ч. 1 ст. 56, ст. 67, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). Сделать это можно также электронно (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

В договор должно быть обязательно включено условие о выполнении работником трудовой функции дистанционно (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). В нем нельзя прописывать условие о посещении работодателем сотрудника в течение рабочего дня для контроля рабочего процесса (письмо Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1).

4) издать приказ о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ);

5) по желанию сотрудника внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (в случае ведения). Если она утрачена, повреждена или ее нет по другой причине, сотрудник может написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку. В нем следует указать причину отсутствия документа. Работодатель должен оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1);

6) представить сведения о приеме на работу в ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Перевод работника на дистанционную работу по его инициативе

Сотрудник может выразить желание перевестись на дистанционку, например, по состоянию здоровья, в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи и так далее. Для перевода ему необходимо написать заявление и указать в нем желаемый порядок удаленной работы (постоянно или временно). Если работодатель согласен на такой перевод, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. В документе необходимо отразить способ выполнения дистанционной работы (непрерывное или периодическое выполнение), срок перевода (при наличии) (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Допсоглашение может быть оформлено путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника (ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

По письменному заявлению дистанционного сотрудника работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр допсоглашения на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

На основании допсоглашения работодатель должен издать приказ о переводе работника на удаленку. А также зафиксировать сведения о переводе в личной карточке работника.

Перевод сотрудника на удаленку не является кадровым мероприятием, поэтому не требует:

  • внесения записи в трудовую книжку работника (при ее ведении) и в сведения о трудовой деятельности работника;

  • представления сведений по форме СЗВ-ТД в органы ПФР (ст. 66, 66.1 ТК РФ, п. 2.4 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 1.4, пп. 2.5.3 порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя

По общему правилу, сотрудник может быть переведен на дистанционную работу по инициативе работодателя только при наличии согласия самого сотрудника (ст. 72 ТК РФ). Применяются те же правила, что и при переводе на удаленку по инициативе сотрудника, о которых мы рассказали выше.

Исключением из этого правила может служить случай, когда перевод происходит в связи с изменением организационных или технологических условий труда. Работодатель обязан уведомить об этом сотрудника, а также о причинах, вызвавших необходимость такого перевода, в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Если сотрудник не согласен на перевод, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у него работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Работодатель должен предложить все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях он обязан, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором (ч. 3 ст. 74 ТК РФ, п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации ТК РФ» от 17.03.2004 № 2).

При отсутствии вакансий или отказе работника от предложенных трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Если работник согласен перевестись на дистанционную работу, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. На его основании работодатель издает приказ о переводе. Согласие работника на перевод может быть оформлено в самом приказе.

Временный перевод на удаленную работу

В исключительных случаях возможен временный перевод сотрудников на удаленку без их согласия. Под такими событиями понимают катастрофы, пожары, наводнения, землетрясения и тому подобное. Также перевод на удаленку может быть произведен по решению органа государственной власти или местного самоуправления (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ).

Перевод осуществляется только на период действия указанных обстоятельств. Вносить изменения в трудовой договор не требуется. По окончании срока перевода (но не позднее окончания обстоятельств, послуживших его основанием) работодатель обязан предоставить прежнюю работу  сотруднику, который должен приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Для временного перевода на удаленку работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации должен принять локальный нормативный акт, содержащий

  • причину перевода сотрудников на дистанционную работу, например, ссылку на нормативный акт региональных властей, предписывающий перевести на удаленку определенный процент персонала;

  • список переводимых лиц;

  • срок перевода, который не может превышать период наличия причины перевода;

  • порядок обеспечения переводимых сотрудников оборудованием, программным оборудованием, средствами защиты информации;

  • порядок организации труда на удаленке (периоды взаимодействия сотрудника и заказчика, порядок предоставления отчетов о проделанной работе);

  • другие положения.

Работник, которого временно переводят на дистанционку, должен быть ознакомлен с указанным локальным нормативным актом способом, позволяющим достоверно подтвердить получение им такого акта (ч. 4 ст. 312.9 ТК РФ).

Работодатель должен обеспечить персонал оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации. Это может быть ноутбук с установленными на него необходимыми программами и средствами защиты. При отсутствии такой возможности сотрудник может использовать свое оборудование. В этом случае работодатель должен выплачивать компенсацию или арендную плату за пользование таким оборудованием, а также покрывать другие расходы, связанные с удаленной работой. Например, оплачивать частично или полностью услуги связи (Интернет, телефон).

Временный перевод на удаленную занятость не может быть основанием для снижения зарплаты, а также не меняет порядок предоставления отпусков.

Если специфика работы не позволяет перевести сотрудника на удаленку либо работодатель не может обеспечить его необходимым оборудованием, время, в течение которого сотрудник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Больший размер оплаты может быть предусмотрен коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (ч. 7 ст. 312.9 ТК РФ).

Кажется, что нет ничего проще, чем перевод сотруднику денег под отчет. Но организацию могут подстерегать неожиданные риски, а оформить перевод нужно правильно, чтобы не возникло вопросов ни у банка, ни у ФНС.

Документы для оформления подотчета на карту

Компании вправе выдавать средства под отчет как в наличной форме, так и в безналичной. При этом независимо от способа получения денег, их можно потратить только на определенные цели:

  • командировочные расходы;

  • оплата товаров, работ, услуг, связанных с производственными нуждами;

  • компенсация документально подтвержденных затрат.

При работе с подотчетными лицами обязательный пакет документов включает в себя:

1. Учетную политику организации, которая содержит пункт о перечислении подотчетных средств на карты работников.

Например, «Форма выдачи денежных средств под отчет в ООО „Иволга“ — безналичная. Перечисление производится с расчетного счета компании на зарплатную карту сотрудника».

2. Приказ руководителя о выдаче подотчетных сумм, или заявление сотрудника о выдаче подотчета. Один из этих документов должен быть оформлен в обязательном порядке: либо приказ, либо заявление.

Приказ можно оформить на несколько перечислений подотчетных сумм, заявление пишется для каждой выдачи отдельно.

Какие сведения можно отразить в приказе:

  • дату составления документа;

  • размер подотчета, который необходим к выдаче;

  • основания для выдачи подотчета — причины, цели;

  • актуальные реквизиты расчетного счета карты сотрудника (для заявления), на которые можно выполнять перечисление подотчета;

  • срок, на которые выдаются деньги в течение которого необходимо предоставить авансовый отчет;

  • подпись руководителя или иного ответственного лица.

3. Авансовые отчеты. К отчету прикладывают чеки, квитанции, подтверждающие осуществление трат на производственные цели, а также чеки банкомата или квитанции с терминала оплаты, в которых указана фамилия держателя карты.

Риски при работе с безналичным подотчетом

Безналичный способ перевода подотчета сотрудникам удобен в большинстве случаев. Однако, есть риски, о которых руководителю необходимо знать:

  • Блокировка карты сотрудника. Если карта сотрудника заблокирована, а денежные средства уже переведены, воспользоваться ими проблематично, как и вернуть обратно на расчетный счет организации. Рекомендуем заранее, перед переводом денежных средств, уточнить у сотрудника о доступности карты.

  • Арест карты (счета) сотрудника исполнительными органами. Судебные приставы могут заблокировать часть денежных средств, либо списать их в рамках исполнительного производства. Таким образом, сотрудник также не сможет воспользоваться подотчетными средствами в полном размере.

В случае блокировки карты сотрудника вернуть деньги на расчетный счет компании в короткий срок практически невозможно.

Все действия по разблокировке карты и снятия ареста с личного счета должен выполнять сотрудник. Для этого ему необходимо обратиться в банк, чтобы узнать, какое ведомство наложило ограничения.

А затем разбираться непосредственно с учреждением, арестовавшем счет.

Какие карты можно использовать при безналичном подотчете

Ограничений по использованию карт для перечисления подотчета сотрудникам нет. Это могут быть и зарплатные, и дебетовые карты. Используйте те реквизиты, которые указаны в заявлении сотрудника или в приказе о перечислении подотчетных сумм.

Для подотчетных сумм также подойдут корпоративные карты. Это специальная карта, которая привязана к расчетному счету компании или к другому определенному счету. Например, каждая корпоративная карта может иметь свой особенный счет. С помощью таких карт можно не только оплачивать покупки, но и снимать наличные в банкоматах.

Банк Агророс готов выпускать своим клиентам корпоративные карты на выгодных условиях:

  • срок действия карты 4 года;

  • стоимость выпуска и годового обслуживания: первой карты от 600 рублей, второй и последующих 600 рублей;

  • кешбэк за покупки.

Нюансы при перечислении денежных средств сотруднику с расчетного счета

При перечислении подотчетных сумм сотрудникам на карту необходимо учитывать несколько моментов:

  • В поле 20 «Наз. пл.» в платежном поручении укажите код «2».

Это код используется при перечислении денежных сумм, с которых банк не вправе погасить долговые требования. К таким перечислениям также относятся компенсации работникам (в том числе командировочных расходов), декретные пособия, алименты.

  • В назначении платежа укажите подробно, на какие цели перечислены средства, укажите данные заявления или приказа (номер и дату). Это поле должно быть максимально полным и понятным. Например:

Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Созыкина М. В. по приказу от 09.02.2022 № 10/А. Без НДС».

При правильном заполнении платежного поручения банки смогут быстро идентифицировать платеж, не списав лишние средства со счета сотрудника. Кроме того, использование данных рекомендаций может обезопасить от блокировок расчетного счета по закону № 115-ФЗ.

Риски при подотчете

К переводам на личные карты внимательно относится не только налоговая, но и Центробанк. Вот эти показатели могут привлечь дополнительную проверку со стороны контролеров:

  • Частые перечисления на личную карту руководителя. При этом значение имеет регулярность переводов, а не суммы, даже небольшие платежи могут заинтересовать банк. Если неиспользованный подотчет не возвращается в кассу и на расчетный счет организации это тоже «звоночек» для проверяющих.

  • Отсутствие в назначении платежей целей, на которых предназначены денежные средства.

  • Крупные переводы на текущие нужды, например, сотни тысяч для подотчета на покупку канцелярии или для командировки на несколько дней.

  • Перечисления «под отчет» на карты физических лиц, которые не являются сотрудниками компании.

Зависшие подотчетные суммы, по которым не отчитались сотрудники, налоговики могут признать их доходом и доначислить НДФЛ и страховые взносы.

Арбитражные суды поддерживают ИФНС в данном вопросе и отказывают в смягчении мер при судебных разбирательствах. Например, определение ВС 307-ЭС20-23792 по делу № А66-6506/2019.

Банк Агророс

Регистрация ИП и ООО бесплатно. Тарифы от 0 руб. в месяц. Личный менеджер, бухгалтерия, кредитование

Оставьте заявку на консультацию!

Менеджер расскажет об услугах банка и поможет заполнить заявку:

  • Главная
  • Правовые ресурсы
  • Подборки материалов
  • Основания для перевода на дистанционную работу

Основания для перевода на дистанционную работу

Подборка наиболее важных документов по запросу Основания для перевода на дистанционную работу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 25.12.2023)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2024)В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работник может быть временно переведен по инициативе работодателя на дистанционную работу на период наличия указанных обстоятельств (случаев). Временный перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя также может быть осуществлен в случае принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.

  • Обрадовать перевод на английский
  • Образец нотариально заверенного перевода паспорта
  • Обоснование перевода в другой класс
  • Обработка штор на алиэкспресс перевод
  • Образец заявления по переводу на другую должность